I en hisnande uppvisning av byråkratisk logik tvingades en 83-årig canceröverlevare som redan överlevt två hjärtattacker att köra sig själv på en fyra timmar lång tur-och-retur-resa för medicinska prover efter att ha nekats icke-akut transport eftersom – håll i er – han äger en bil.

Charles Swift, som bor i Borth, Ceredigion, remitterades till Withybush Hospital i Haverfordwest, Pembrokeshire, för hjärtprover i augusti. Resan är 70 mil varje väg. När han frågade om icke-akut transport nekades han av en samtalshandläggare från Welsh Ambulance Services Trust (WAST) efter att ha fått veta att han ägde ett fordon. "Jag kan inte förstå varför pensionärer måste springa runt i sin egen bil", sa Swift, förmodligen medan han återhämtade sig från utmattningen av att göra exakt det.

Swift, som har behandlats för tre typer av cancer och har haft två hjärtattacker, sa att när han ringde sjukhustaxin, fick han frågan om han kunde gå, klättra i trappor och ägde en bil. När han svarade ja på alla tre, fick han höra: "Då får du använda den." "Jag förstår inte. Vad är skillnaden om man har en bil eller inte? Jag är 83. Det är inte en bra resa att göra. Det var tröttsamt", sa han och behärskade konsten att tala med underdrift.

Vid ett annat tillfälle fick Swift på en fredagseftermiddag veta att hans sjukhustransport för ett besök i Haverfordwest följande måndag hade ställts in, vilket ledde till att han ställde in besöket helt och hållet. När han till slut fick sjukhustransport för ett efterföljande besök, beskrev han det som "mycket trevligt, inga problem alls" – en sällsynt glimt av systemet som fungerar som det ska.

Hywel Dda University Health Boards webbplats anger att patienter som reser till och från sjukhuset normalt förväntas ordna sin egen transport. När det inte är möjligt kan vissa patienter vara berättigade till icke-akut patienttransport som tillhandahålls av Welsh Ambulance Service, men endast om de uppfyller kriterier som att få regelbunden dialys eller cancerbehandling, behöva bår eller syrgas, eller resa i sin egen rullstol. Kollektivtrafik är inte ett realistiskt alternativ: tåg från Borth till Haverfordwest tar minst tre och en halv timme i varje riktning.

Kommunfullmäktigeledamöter i Ceredigion har krävt ett bättre sjukhustransportsystem på landsbygden. Hugh Hughes, en sådan ledamot, träffade Swift strax efter hans första besök när hälsovårdsnämnden ville att han skulle återvända för ett andra. "Han var utom sig. Han visste inte hur han skulle klara det. Han var helt utmattad efter den första upplevelsen", sa Hughes.

Efter Swifts första transportförfrågan granskade ambulanssjukvården hans telefonsamtal. Enligt Mark Harris, WAST:s biträdande operationsdirektör, skulle transporten inte ha nekats om tjänsten hade haft mer information. "Vi har ändrat våra rutiner nu, och vi har gett viss utbildning till vårt samtalsmottagningsteam, så när herr Swift ringer igen kommer han att få ett annat svar", sa Harris. Han tillade att efterfrågan på transport och avstånden som reses till besök ökar, vilket belastar resurserna och kan leda till inställda transporter. "Vi ser en ökning av antalet resor vi måste ställa in där efterfrågan överstiger våra tillgängliga resurser", sa han. "Så vi kommer att få tillfällen då vi har mer arbete än vi kan få plats med på våra fordon inom en dag [och] vi är mitt uppe i ett betydande förbättringsprogram nu för att åtgärda det."

Kommunfullmäktigeledamöter och frivilligorganisationer som är involverade i patienttransport säger att även när en patient får transport, ställs bokningar ofta in dagen före besöket. Hughes sa: "Vi har ett mycket bra sjukhus i Bronglais precis runt hörnet, ändå verkar många av tjänsterna flytta längre söderut. Vi måste acceptera att det kommer att finnas tillfällen då man måste resa. Men detta verkar bli mycket vanligare."

Dolen Teifi, en samhällstransporttjänst baserad i Llandysul, har 42 fordon och 160 volontärförare som täcker Ceredigion och Carmarthenshire.