De flesta småföretag bryr sig om regelefterlevnad, men har ofta ingen dedikerad HR-avdelning eller löneadministratör för att hantera det. När något väl uppdagas kan det ursprungliga misstaget vara månader gammalt – och IRS har en förvånansvärt låg tolerans för ”Jag trodde programvaran skötte det.”

Julie Loe insåg inte att något var fel förrän skattebeskeden började dimpa ner i brevlådan. Hon driver Pediatrics Physical Therapy Services i Morro Bay, Kalifornien – en liten vårdpraktik byggd kring att hjälpa barn. Hennes löneleverantör skulle sköta skatteinlämningarna, så var kom all denna pappersexercis ifrån? När hon väl förstod vad som hände hade felen rullat över till nästa kvartal – och förvandlat rutinmässiga skattebetalningar till larmklockor. Julie hade varit proaktiv och anlitat en onlinetjänst för löner, men systemet hon litade på svek henne tyst.

Hennes historia är inte ovanlig. Enligt en rapport från KPMG kan lönefel kosta ett företag upp till 5 % av den totala lönesumman. För ett företag med 15 anställda som i snitt tjänar 50 000 dollar i lön innebär det nästan 40 000 dollar per år som läcker ut genom misstag som nästan alltid går att undvika. Det är ungefär kostnaden för en medelstor sedan, eller, du vet, 40 000 lattes – vilket är mycket koffein att dricka medan man försöker reda ut röran.

Det är gapet som OnPay designades för att täppa till: en löne- och HR-plattform byggd specifikt för småföretag och de revisorer som rådger dem, med automatisering och experthjälp för att fånga upp problem innan de eskalerar.

Innan Sheila Cole öppnade The Wizard of Waws Pet Salon i Sammamish, Washington, tänkte hon sällan på löner. Efter att ha arbetat 18 år som hundfrisör i andras butiker drömde hon ofta om vad hon skulle göra annorlunda när hon drev eget. Men i samma stund som hon blev arbetsgivare tog kontorssysslorna över. Plötsligt var hon ansvarig för W-2-inlämningar, skatteavdrag och klassificering av arbetstagare för ett team på nio – inte något de flesta företagare lär sig över en natt. ”Jag är livrädd för IRS”, säger Sheila till OnPay, ”och jag ville vara säker på att när jag startade företaget gjorde jag allt rätt.”

Att vara försiktig kommer långt. Att felklassificera en arbetstagare som oberoende konsult när de borde vara anställd är ett av de vanligaste och dyraste lönefelen ett småföretag kan göra. IRS, arbetsmarknadsdepartementet och delstatsmyndigheter tar alla det på allvar, och påföljder kan inkludera kvarskatt, ränta och böter. Istället för att bli en expert på regelefterlevnad behövde hon verktyg för att automatisera allt. Oavsett om hon betalar heltidsanställda W-2 eller 1099-konsulter låter OnPay henne hantera alla från samma instrumentpanel. Tillsammans med inbyggda e-signaturer och digital onboarding för att guida nyanställda genom alla nödvändiga dokument, som W-4 och I-9, var det en sak mindre att oroa sig för. ”Det är verkligen en bra one-stop-shop för mig”, delar Sheila med OnPay, ”och att veta att jag inte kommer att bli granskad – eller om jag blir det, du vet, det är lugnt.”

Alex Wright känner till känslan av att hantera löner manuellt och hoppas på det bästa. Han var med och grundade Level, en ideell organisation i Austin, Texas, som tillhandahåller onlineutbildning och jobbträning till fängslade individer. Det är meningsfullt, svårt arbete, och under lång tid var löner det som höll honom vaken om natten. ”Att tänka på löner gör mig så knuten inombords”, säger Alex till OnPay, ”Det sista jag vill är att betala dem sent och svika någon.”

Först provade Alex en välkänd löneleverantör och fann den full av brister – ett problem eftersom lönehantering går långt bortom att bocka i en ruta. Från att ställa in direktinsättning och hantera skattebetalningar till att rapportera nyanställda till rätt delstatsmyndighet, regelefterlevnad hör till. Och när man är del av ett tvåmannaledarskap är marginalen för fel liten. Efter att ha bytt till OnPay gick löner från att vara en stresskälla till en 15-minutersuppgift. Det tog också hand om en annan punkt på Levels önskelista: O