Majoritatea întreprinderilor mici își doresc conformitatea, dar adesea nu au un departament de resurse umane dedicat sau un administrator de salarii care să se ocupe de asta. Până când ceva iese la suprafață, greșeala inițială ar putea fi veche de luni - iar IRS are o toleranță surprinzător de scăzută pentru „Am crezut că software-ul s-a ocupat de asta.”

Julie Loe nu și-a dat seama că ceva este în neregulă până când notificările fiscale au început să sosească în căsuța poștală. Ea conduce Pediatrics Physical Therapy Services în Morro Bay, California - o mică practică medicală construită în jurul ajutorării copiilor. Furnizorul ei de salarii trebuia să se ocupe de declarațiile fiscale, așa că de unde venea toată această documentație? Până când și-a dat seama ce se întâmplă, erorile se răsturnaseră în trimestrul următor - transformând plățile fiscale de rutină în alarme. Julie fusese proactivă angajând un serviciu de salarii online, dar sistemul în care avea încredere a dezamăgit-o în liniște.

Povestea ei nu este neobișnuită. Potrivit unui raport KPMG, erorile de salarii pot costa o afacere până la 5% din cheltuielile totale cu salariile. Pentru o companie cu 15 angajați care câștigă în medie 50.000 de dolari pe an, asta înseamnă aproape 40.000 de dolari pe an care se scurg prin greșeli care sunt aproape întotdeauna evitabile. Asta înseamnă aproximativ costul unui sedan de dimensiuni medii sau, știți voi, 40.000 de latte - ceea ce înseamnă multă cofeină de băut în timp ce încercați să reparați mizeria.

Acesta este decalajul pe care OnPay a fost conceput să îl închidă: o platformă de salarii și resurse umane construită special pentru întreprinderile mici și contabilii care le consiliază, cu automatizare și suport expert pentru a prinde problemele înainte ca acestea să escaladeze.

Înainte de a deschide The Wizard of Waws Pet Salon în Sammamish, Washington, Sheila Cole rareori se gândea la salarii. Lucrând 18 ani ca îngrijitoare în magazinele altora, visa adesea la ce ar face diferit când și-ar conduce propria afacere. Dar în momentul în care a devenit angajator, sarcinile administrative au preluat controlul. Deodată, era responsabilă pentru declarațiile W-2, reținerile fiscale și clasificarea lucrătorilor pentru o echipă de nouă persoane - nu ceva ce majoritatea proprietarilor de afaceri învață peste noapte. „Mi-e groază de IRS”, îi spune Sheila lui OnPay, „și am vrut să mă asigur că, atunci când încep afacerea, fac totul corect.”

A fi precaut ajută mult. Clasificarea greșită a unui lucrător ca antreprenor independent atunci când ar trebui să fie angajat este una dintre cele mai comune și costisitoare erori de salarii pe care le poate face o întreprindere mică. IRS, Departamentul Muncii și agențiile de stat tratează acest lucru cu seriozitate, iar penalitățile pot include taxe restante, dobânzi și amenzi. În loc să devină expert în conformitate, avea nevoie de instrumente pentru a automatiza totul. Fie că plătește angajați W-2 cu normă întreagă sau contractori 1099, OnPay îi permite să gestioneze pe toți din același tablou de bord. Cuplat cu semnături electronice integrate și înscriere digitală pentru a ghida noii angajați prin fiecare document necesar, cum ar fi W-4 și I-9, era un lucru mai puțin de care să-și facă griji. „Este într-adevăr un ghișeu unic pentru mine”, împărtășește Sheila cu OnPay, „și știind că nu voi fi auditată - sau dacă sunt, știi, totul este în regulă.”

Alex Wright cunoaște senzația de a gestiona salariile manual și de a spera la ce e mai bun. El a co-fondat Level, o organizație non-profit în Austin, Texas, care oferă învățare online și formare profesională persoanelor încarcerate. Este o muncă semnificativă și dificilă, iar pentru mult timp, salariile au fost partea care l-a ținut treaz noaptea. „Gândul la salarii mă face atât de încâlcit pe dinăuntru”, îi spune Alex lui OnPay, „Ultimul lucru pe care vreau să-l fac este să-i plătesc târziu și să dezamăgesc pe cineva.”

La început, Alex a încercat un furnizor de salarii bine-cunoscut și a constatat că este plin de neajunsuri - o problemă, deoarece procesarea salariilor depășește cu mult bifarea unei căsuțe. De la configurarea depunerii directe și gestionarea plăților fiscale până la raportarea noilor angajați agenției de stat corespunzătoare, conformitatea vine la pachet. Și când faci parte dintr-o echipă de conducere de două persoane, marja de eroare este mică. După ce a trecut la OnPay, salariile au trecut de la a fi o sursă de stres la o sarcină de 15 minute. A rezolvat, de asemenea, un alt element de pe lista de cerințe a Level: O