تهتم معظم الشركات الصغيرة بالامتثال، لكنها غالبًا لا تملك قسم موارد بشرية أو مسؤول رواتب مخصص لإدارته. وعندما يظهر شيء ما، قد يكون الخطأ الأصلي عمره أشهر - ولدى مصلحة الضرائب الأمريكية تسامح منخفض بشكل مفاجئ مع عبارة "ظننت أن البرنامج يتولى ذلك."
لم تدرك جولي لو أن هناك خطأ حتى بدأت الإشعارات الضريبية تصل إلى صندوق بريدها. تدير عيادة Pediatrics Physical Therapy Services في مورو باي، كاليفورنيا - عيادة رعاية صحية صغيرة مبنية حول مساعدة الأطفال. كان مزود الرواتب الخاص بها يفترض أن يتولى تقديم الإقرارات الضريبية، فمن أين تأتي كل هذه الأوراق؟ عندما أدركت ما يحدث، كانت الأخطاء قد تراكمت إلى الربع التالي - محولةً مدفوعات الضرائب الروتينية إلى أجراس إنذار. كانت جولي استباقية في تعيين خدمة رواتب عبر الإنترنت، لكن النظام الذي وثقت به خذلها بهدوء.
قصتها ليست غير عادية. وفقًا لتقرير KPMG، يمكن أن تكلف أخطاء الرواتب الشركة ما يصل إلى 5% من إجمالي الإنفاق على الرواتب. بالنسبة لشركة تضم 15 موظفًا بمتوسط راتب 50,000 دولار، فهذا يعني تسرب ما يقرب من 40,000 دولار سنويًا من خلال أخطاء يمكن تجنبها دائمًا تقريبًا. هذا تقريبًا تكلفة سيارة متوسطة الحجم، أو كما تعلم، 40,000 لاتيه - وهو الكثير من الكافيين لشربه أثناء محاولة إصلاح الفوضى.
هذه هي الفجوة التي صُمم OnPay لسدها: منصة رواتب وموارد بشرية مبنية خصيصًا للشركات الصغيرة والمحاسبين الذين يقدمون المشورة لهم، مع أتمتة ودعم خبراء لالتقاط المشكلات قبل أن تتفاقم.
قبل افتتاح صالون The Wizard of Waws Pet Salon في ساماميش، واشنطن، نادرًا ما فكرت شيلا كول في الرواتب. بعد أن عملت 18 عامًا كمربية في متاجر الآخرين، كانت تحلم كثيرًا بما ستفعله بشكل مختلف عندما تدير متجرها الخاص. لكن بمجرد أن أصبحت صاحبة عمل، استحوذت المهام المكتبية على وقتها. فجأة، أصبحت مسؤولة عن تقديم نماذج W-2، واستقطاعات الضرائب، وتصنيف العمال لفريق من تسعة - ليس شيئًا يكتسبه معظم أصحاب الأعمال بين ليلة وضحاها. تقول شيلا لـ OnPay: "أنا مرعوبة من مصلحة الضرائب، وأردت التأكد عند بدء العمل أنني أفعل كل شيء بشكل صحيح."
الحذر يقطع شوطًا طويلاً. تصنيف عامل كمقاول مستقل بينما يجب أن يكون موظفًا هو أحد أكثر أخطاء الرواتب شيوعًا وتكلفة التي يمكن أن ترتكبها شركة صغيرة. تتعامل مصلحة الضرائب ووزارة العمل والوكالات الحكومية مع الأمر بجدية، ويمكن أن تشمل العقوبات ضرائب متأخرة وفوائد وغرامات. بدلاً من أن تصبح خبيرة امتثال، احتاجت إلى أدوات لأتمتة كل شيء. سواء كان دفع رواتب موظفين بدوام كامل بنموذج W-2 أو مقاولين بنموذج 1099، يسمح لها OnPay بإدارة الجميع من لوحة تحكم واحدة. إلى جانب التوقيعات الإلكترونية المدمجة والإعداد الرقمي للموظفين الجدد لتمرير كل مستند مطلوب، مثل W-4 و I-9، كان هذا أمرًا أقل للقلق بشأنه. تشارك شيلا مع OnPay: "إنها حقًا متجر شامل جيد بالنسبة لي، ومعرفة أنني لن أتعرض للتدقيق - أو إذا حدث، كما تعلم، كل شيء على ما يرام."
يعرف أليكس رايت شعور إدارة الرواتب يدويًا والأمل في الأفضل. شارك في تأسيس Level، وهي منظمة غير ربحية في أوستن، تكساس، توفر التعلم عبر الإنترنت والتدريب الوظيفي للأفراد المسجونين. إنه عمل هادف وصعب، ولفترة طويلة، كانت الرواتب هي الجزء الذي يبقيه مستيقظًا في الليل. يقول أليكس لـ OnPay: "التفكير في الرواتب يجعلني متوترًا جدًا من الداخل، آخر شيء أريده هو دفع رواتبهم متأخرًا وخذلان أي شخص."
في البداية، جرب أليكس مزود رواتب معروفًا ووجده مليئًا بالنواقص - مشكلة لأن معالجة الرواتب تتجاوز مجرد تحديد خانة. من إعداد الإيداع المباشر وإدارة مدفوعات الضرائب إلى الإبلاغ عن الموظفين الجدد للوكالة الحكومية المناسبة، الامتثال يأتي مع المنطقة. وعندما تكون جزءًا من فريق قيادة مكون من شخصين، فإن هامش الخطأ ضئيل. بعد التحول إلى OnPay، تحولت الرواتب من مصدر للتوتر إلى مهمة مدتها 15 دقيقة. كما عالج عنصرًا آخر في قائمة متطلبات Level: