La maggior parte delle piccole imprese tiene alla conformità, ma spesso non ha un reparto HR dedicato o un amministratore paghe per gestirla. Quando qualcosa viene a galla, l'errore originale potrebbe risalire a mesi prima - e l'IRS ha una tolleranza sorprendentemente bassa per "pensavo che il software ci pensasse".

Julie Loe non si è resa conto che qualcosa non andava finché gli avvisi fiscali non hanno iniziato ad arrivare nella sua cassetta delle lettere. Gestisce Pediatrics Physical Therapy Services a Morro Bay, California - una piccola pratica sanitaria costruita intorno all'aiuto ai bambini. Il suo fornitore di paghe avrebbe dovuto gestire le dichiarazioni fiscali, quindi da dove arrivava tutta questa documentazione? Quando ha capito cosa stava succedendo, gli errori si erano riversati nel trimestre successivo - trasformando i pagamenti fiscali di routine in campanelli d'allarme. Julie era stata proattiva assumendo un servizio paghe online, ma il sistema di cui si fidava l'ha silenziosamente delusa.

La sua storia non è insolita. Secondo un rapporto KPMG, gli errori paghe possono costare a un'azienda fino al 5% della spesa totale per le paghe. Per un'azienda con 15 dipendenti con uno stipendio medio di 50.000 dollari, si tratta di quasi 40.000 dollari all'anno che si perdono a causa di errori quasi sempre evitabili. Più o meno il costo di una berlina di medie dimensioni, o, se preferite, 40.000 caffè - un bel po' di caffeina da bere mentre si cerca di sistemare il pasticcio.

Questo è il divario che OnPay è stato progettato per colmare: una piattaforma paghe e HR costruita specificamente per le piccole imprese e i commercialisti che le consigliano, con automazione e supporto esperto per individuare i problemi prima che si aggravino.

Prima di aprire The Wizard of Waws Pet Salon a Sammamish, Washington, Sheila Cole pensava raramente alle paghe. Lavorando 18 anni come toelettatrice in negozi altrui, sognava spesso cosa avrebbe fatto di diverso quando avesse avuto il suo. Ma nel momento in cui è diventata datore di lavoro, le attività amministrative hanno preso il sopravvento. All'improvviso, era responsabile delle dichiarazioni W-2, delle ritenute fiscali e della classificazione dei lavoratori per un team di nove persone - non qualcosa che la maggior parte degli imprenditori impara dall'oggi al domani. "Ho il terrore dell'IRS", dice Sheila a OnPay, "e volevo assicurarmi, quando ho avviato l'attività, di fare tutto per bene".

Essere cauti aiuta molto. Classificare erroneamente un lavoratore come collaboratore esterno quando dovrebbe essere un dipendente è uno degli errori paghe più comuni e costosi che una piccola impresa possa commettere. L'IRS, il Dipartimento del Lavoro e le agenzie statali lo prendono molto sul serio, e le sanzioni possono includere arretrati fiscali, interessi e multe. Invece di diventare un'esperta di conformità, aveva bisogno di strumenti per automatizzare tutto. Che si tratti di pagare dipendenti W-2 a tempo pieno o collaboratori 1099, OnPay le permette di gestire tutti dallo stesso pannello di controllo. Insieme a firme elettroniche integrate e onboarding digitale per guidare i nuovi assunti attraverso ogni documento richiesto, come W-4 e I-9, era una preoccupazione in meno. "È davvero un buon sportello unico per me", condivide Sheila con OnPay, "e sapere che non verrò sottoposta a verifica fiscale - o se lo sarò, sai, va tutto bene".

Alex Wright conosce la sensazione di gestire le paghe a mano e sperare per il meglio. Ha co-fondato Level, un'organizzazione no-profit ad Austin, Texas, che fornisce apprendimento online e formazione professionale a persone incarcerate. È un lavoro significativo e difficile, e per molto tempo le paghe sono state la parte che gli ha fatto perdere il sonno. "Pensare alle paghe mi fa così tanto nodo allo stomaco", dice Alex a OnPay, "L'ultima cosa che voglio è pagarli in ritardo e deludere qualcuno".

All'inizio, Alex ha provato un noto fornitore di paghe e l'ha trovato pieno di carenze - un problema dato che elaborare le paghe va ben oltre lo spuntare una casella. Dall'impostazione del deposito diretto e la gestione dei pagamenti fiscali alla segnalazione delle nuove assunzioni all'agenzia statale appropriata, la conformità è parte del gioco. E quando fai parte di un team di leadership di due persone, il margine di errore è sottile. Dopo essere passato a OnPay, le paghe sono passate dall'essere una fonte di stress a un compito di 15 minuti. Ha anche risolto un'altra voce nella lista delle cose indispensabili di Level: O