La plupart des petites entreprises se soucient de la conformité, mais n'ont souvent pas de service RH dédié ou d'administrateur de paie pour la gérer. Au moment où quelque chose refait surface, l'erreur initiale peut dater de plusieurs mois - et l'IRS a une tolérance étonnamment faible pour « Je pensais que le logiciel s'en occupait. »
Julie Loe n'a rien remarqué jusqu'à ce que les avis fiscaux commencent à arriver dans sa boîte aux lettres. Elle dirige Pediatrics Physical Therapy Services à Morro Bay, en Californie - un petit cabinet de soins de santé construit autour de l'aide aux enfants. Son fournisseur de paie était censé gérer les déclarations fiscales, alors d'où venait toute cette paperasse ? Au moment où elle a réalisé ce qui se passait, les erreurs s'étaient accumulées jusqu'au trimestre suivant - transformant des paiements d'impôts de routine en signaux d'alarme. Julie avait été proactive en engageant un service de paie en ligne, mais le système auquel elle faisait confiance l'a discrètement laissée tomber.
Son histoire n'est pas inhabituelle. Selon un rapport de KPMG, les erreurs de paie peuvent coûter à une entreprise jusqu'à 5 % de ses dépenses totales de paie. Pour une entreprise de 15 employés gagnant en moyenne 50 000 $ de salaire, cela représente près de 40 000 $ par an qui fuient à cause d'erreurs presque toujours évitables. C'est à peu près le prix d'une berline de taille moyenne, ou, vous savez, 40 000 lattes - ce qui fait beaucoup de caféine à boire en essayant de réparer le gâchis.
C'est l'écart qu'OnPay a été conçu pour combler : une plateforme de paie et de RH spécialement conçue pour les petites entreprises et les comptables qui les conseillent, avec automatisation et support expert pour détecter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Avant d'ouvrir The Wizard of Waws Pet Salon à Sammamish, Washington, Sheila Cole pensait rarement à la paie. Après avoir travaillé 18 ans comme toiletteuse dans les boutiques des autres, elle rêvait souvent de ce qu'elle ferait différemment en dirigeant la sienne. Mais dès qu'elle est devenue employeur, les tâches administratives ont pris le dessus. Soudain, elle était responsable des déclarations W-2, des retenues d'impôt et de la classification des travailleurs pour une équipe de neuf personnes - pas quelque chose que la plupart des propriétaires d'entreprise apprennent du jour au lendemain. « J'ai terriblement peur de l'IRS », confie Sheila à OnPay, « et je voulais m'assurer qu'en démarrant l'entreprise, je faisais tout correctement. »
Être prudent va loin. Classer un travailleur comme entrepreneur indépendant alors qu'il devrait être un employé est l'une des erreurs de paie les plus courantes et les plus coûteuses qu'une petite entreprise puisse commettre. L'IRS, le Département du Travail et les agences d'État prennent tous cela au sérieux, et les pénalités peuvent inclure des arriérés d'impôts, des intérêts et des amendes. Au lieu de devenir une experte en conformité, elle avait besoin d'outils pour tout automatiser. Qu'il s'agisse de payer des employés W-2 à temps plein ou des entrepreneurs 1099, OnPay lui permet de gérer tout le monde depuis le même tableau de bord. Associé à des signatures électroniques intégrées et à une intégration numérique pour guider les nouvelles recrues à travers chaque document requis, comme les W-4 et I-9, c'était une chose de moins à craindre. « C'est vraiment un bon guichet unique pour moi », partage Sheila avec OnPay, « et savoir que je ne vais pas être auditée - ou si je le suis, vous savez, tout va bien. »
Alex Wright connaît la sensation de gérer la paie à la main en espérant le meilleur. Il a cofondé Level, une organisation à but non lucratif à Austin, Texas, qui offre une formation en ligne et une aide à l'emploi aux personnes incarcérées. C'est un travail significatif et difficile, et pendant longtemps, la paie était la partie qui l'empêchait de dormir. « Penser à la paie me noue l'estomac », confie Alex à OnPay, « La dernière chose que je veux, c'est les payer en retard et décevoir qui que ce soit. »
Au début, Alex a essayé un fournisseur de paie bien connu et l'a trouvé criblé de lacunes - un problème car traiter la paie va bien au-delà de cocher une case. De la mise en place du dépôt direct et de la gestion des paiements d'impôts à la déclaration des nouvelles embauches à l'agence d'État appropriée, la conformité fait partie du territoire. Et quand vous faites partie d'une équipe de direction de deux personnes, la marge d'erreur est mince. Après être passé à OnPay, la paie est passée d'une source de stress à une tâche de 15 minutes. Cela a également répondu à un autre élément de la liste de souhaits de Level : O