ほとんどの中小企業はコンプライアンスを気にかけているが、専任の人事部や給与管理担当者を置いていないことが多い。問題が表面化する頃には、最初のミスから数ヶ月経過していることもあり、IRSは「ソフトがやってくれると思っていた」という言い訳に驚くほど寛容ではない。
ジュリー・ローは、税務通知が郵便受けに届き始めるまで何か問題があることに気づかなかった。彼女はカリフォルニア州モロベイで小児理学療法サービスを運営している。子供たちを助けるために作られた小さな医療事業だ。彼女の給与計算プロバイダーは税務申告を処理するはずだったのに、この書類の山はどこから来たのか？彼女が何が起こっているのか気づいた時には、エラーは次の四半期に持ち越され、日常的な税金の支払いが警報に変わっていた。ジュリーはオンライン給与計算サービスを積極的に雇っていたが、信頼していたシステムは静かに彼女を裏切った。
彼女の話は珍しくない。KPMGの報告書によると、給与計算ミスは総給与支出の最大5％のコストがかかる可能性がある。平均給与5万ドルの従業員15人の会社では、年間約4万ドルがほぼ回避可能なミスによって流出している。これは中型セダン1台分、あるいは4万杯のラテに相当する。つまり、混乱を修正しようとしながら飲むには大量のカフェインだ。
オンペイはそのギャップを埋めるために設計された。中小企業とその顧問会計士のために特別に構築された給与・人事プラットフォームで、自動化と専門家によるサポートにより、問題が拡大する前に捕捉する。
ワシントン州サマミッシュで「ザ・ウィザード・オブ・ワウズ・ペットサロン」を開く前、シェイラ・コールは給与についてほとんど考えたことがなかった。他の店で18年間グルーマーとして働きながら、自分の店を経営する際に何を違う方法でするかよく夢見ていた。しかし、雇用主になった瞬間、バックオフィスの業務が支配的になった。突然、彼女は9人のチームのためにW-2申告、税金源泉徴収、労働者区分に責任を持つことになった。ほとんどの事業主が一夜で習得できるものではない。「IRSが怖いんです」とシェイラはオンペイに語る。「事業を始めるにあたって、すべてを正しくやりたかったんです」。
慎重であることは大いに役立つ。労働者を従業員であるべきところを独立請負人と誤分類することは、中小企業が犯しうる最も一般的で高くつく給与計算ミスの一つだ。IRS、労働省、州機関はすべてこれを深刻に扱い、罰則には未払い税金、利息、罰金が含まれる。コンプライアンスの専門家になる代わりに、彼女はすべてを自動化するツールを必要としていた。フルタイムのW-2従業員でも1099請負人でも、オンペイは同じダッシュボードから全員を管理できる。組み込みの電子署名とデジタルオンボーディングにより、W-4やI-9などの必要書類を新入社員に案内できるため、心配事が一つ減った。「本当に良いワンストップショップです」とシェイラはオンペイに語る。「監査されない、あるいはされても大丈夫だと分かっているのは安心です」。
アレックス・ライトは手作業で給与計算を行い、うまくいくことを願う気持ちを知っている。彼はテキサス州オースティンで非営利団体「レベル」を共同設立し、収監中の個人にオンライン学習と職業訓練を提供している。意義深く困難な仕事であり、長い間、給与計算は彼を夜も眠れなくさせる部分だった。「給与のことを考えると胃がキリキリします」とアレックスはオンペイに語る。「給与を遅らせて誰かをがっかりさせるのは絶対に避けたい」。
最初、アレックスは有名な給与計算プロバイダーを試したが、欠点だらけだった。給与計算の処理は単にチェックボックスにチェックを入れる以上のものだからだ。直接預金の設定や税金の支払い管理から、新入社員を適切な州機関に報告するまで、コンプライアンスは付随する。そして、2人のリーダーシップチームの一員である場合、エラーの余地はほとんどない。オンペイに切り替えた後、給与計算はストレスの原因から15分のタスクに変わった。また、レベルが必須リストに挙げていた別の項目も解決した。