La mayoría de las pequeñas empresas se preocupan por el cumplimiento normativo, pero a menudo no tienen un departamento de RRHH dedicado o un administrador de nóminas que lo gestione. Para cuando algo sale a la luz, el error original puede tener meses de antigüedad, y el IRS tiene una tolerancia sorprendentemente baja para "pensé que el software se encargaba de eso".

Julie Loe no se dio cuenta de que algo andaba mal hasta que los avisos de impuestos empezaron a llegar a su buzón. Dirige Pediatrics Physical Therapy Services en Morro Bay, California, un pequeño consultorio de salud centrado en ayudar a niños. Su proveedor de nóminas debía encargarse de las declaraciones de impuestos, así que, ¿de dónde venía todo ese papeleo? Cuando se dio cuenta de lo que estaba pasando, los errores se habían arrastrado al siguiente trimestre, convirtiendo los pagos de impuestos rutinarios en alarmas. Julie había sido proactiva al contratar un servicio de nóminas en línea, pero el sistema en el que confiaba la defraudó silenciosamente.

Su historia no es inusual. Según un informe de KPMG, los errores de nómina pueden costarle a una empresa hasta el 5% del gasto total en nóminas. Para una compañía con 15 empleados que ganan un promedio de $50,000 al año, eso son casi $40,000 anuales que se escapan por errores casi siempre evitables. Eso es aproximadamente el costo de un sedán mediano, o, ya sabes, 40,000 lattes, que es mucha cafeína para tomar mientras intentas arreglar el desastre.

Esa es la brecha que OnPay fue diseñado para cerrar: una plataforma de nóminas y RRHH construida específicamente para pequeñas empresas y los contadores que las asesoran, con automatización y soporte experto para detectar problemas antes de que escalen.

Antes de abrir The Wizard of Waws Pet Salon en Sammamish, Washington, Sheila Cole rara vez pensaba en nóminas. Trabajando 18 años como peluquera en tiendas de otros, a menudo soñaba con lo que haría diferente al tener la suya propia. Pero en el momento en que se convirtió en empleadora, las tareas administrativas la desbordaron. De repente, era responsable de las declaraciones W-2, retenciones de impuestos y clasificación de trabajadores para un equipo de nueve personas, algo que la mayoría de los dueños de negocios no aprenden de la noche a la mañana. "Le tengo pánico al IRS", le dice Sheila a OnPay, "y quería asegurarme de que al iniciar el negocio, hiciera todo bien".

Ser cauteloso ayuda mucho. Clasificar erróneamente a un trabajador como contratista independiente cuando debería ser empleado es uno de los errores de nómina más comunes y costosos que una pequeña empresa puede cometer. El IRS, el Departamento de Trabajo y las agencias estatales lo toman muy en serio, y las sanciones pueden incluir impuestos atrasados, intereses y multas. En lugar de convertirse en una experta en cumplimiento, necesitaba herramientas para automatizarlo todo. Ya sea pagando a empleados W-2 a tiempo completo o contratistas 1099, OnPay le permite gestionar a todos desde el mismo panel. Junto con firmas electrónicas integradas y onboarding digital para guiar a los nuevos empleados a través de cada documento requerido, como W-4 e I-9, era una preocupación menos. "Es realmente una buena ventanilla única para mí", comparte Sheila con OnPay, "y saber que no me van a auditar, o si lo hacen, todo está bien".

Alex Wright conoce la sensación de procesar nóminas manualmente y esperar lo mejor. Co-fundó Level, una organización sin fines de lucro en Austin, Texas, que proporciona aprendizaje en línea y capacitación laboral a personas encarceladas. Es un trabajo significativo y difícil, y durante mucho tiempo, la nómina era lo que le quitaba el sueño. "Pensar en la nómina me hace sentir un nudo en el estómago", le dice Alex a OnPay, "lo último que quiero es pagarles tarde y decepcionar a alguien".

Al principio, Alex probó un proveedor de nóminas conocido y encontró que estaba lleno de deficiencias, un problema ya que procesar nóminas va mucho más allá de marcar una casilla. Desde configurar el depósito directo y gestionar los pagos de impuestos hasta reportar nuevas contrataciones a la agencia estatal correspondiente, el cumplimiento viene con el territorio. Y cuando formas parte de un equipo de liderazgo de dos personas, el margen de error es escaso. Después de cambiarse a OnPay, la nómina pasó de ser una fuente de estrés a una tarea de 15 minutos. También abordó otro elemento en la lista de necesidades de Level: O