A maioria das pequenas empresas se preocupa com conformidade, mas muitas vezes não tem um departamento de RH dedicado ou administrador de folha de pagamento para gerenciá-la. Quando algo aparece, o erro original pode ter meses de idade - e o IRS tem uma tolerância surpreendentemente baixa para "Achei que o software cuidasse disso".
Julie Loe não percebeu que algo estava errado até que os avisos fiscais começaram a chegar em sua caixa de correio. Ela administra a Pediatrics Physical Therapy Services em Morro Bay, Califórnia - uma pequena clínica de saúde construída em torno do atendimento a crianças. Seu provedor de folha de pagamento deveria cuidar das declarações fiscais, então de onde vinha toda essa papelada? Quando ela percebeu o que estava acontecendo, os erros já haviam se acumulado no trimestre seguinte - transformando pagamentos de impostos de rotina em alarmes. Julie foi proativa ao contratar um serviço de folha de pagamento online, mas o sistema em que confiava a decepcionou silenciosamente.
Sua história não é incomum. De acordo com um relatório da KPMG, erros de folha de pagamento podem custar a uma empresa até 5% do gasto total com folha. Para uma empresa com 15 funcionários com salário médio de US$ 50.000, isso representa quase US$ 40.000 por ano vazando por erros que são quase sempre evitáveis. Isso é aproximadamente o custo de um sedã médio, ou, você sabe, 40.000 lattes - o que é muito café para beber enquanto tenta consertar a bagunça.
Essa é a lacuna que a OnPay foi projetada para fechar: uma plataforma de folha de pagamento e RH construída especificamente para pequenas empresas e os contadores que as assessoram, com automação e suporte especializado para detectar problemas antes que eles se agravem.
Antes de abrir o The Wizard of Waws Pet Salon em Sammamish, Washington, Sheila Cole raramente pensava em folha de pagamento. Trabalhando 18 anos como tosadora em lojas de outras pessoas, ela muitas vezes sonhava com o que faria de diferente ao administrar a sua própria. Mas no momento em que se tornou empregadora, as tarefas administrativas assumiram o controle. De repente, ela era responsável por declarações W-2, retenções de impostos e classificação de trabalhadores para uma equipe de nove pessoas - não é algo que a maioria dos empresários aprenda da noite para o dia. "Tenho pavor do IRS", Sheila conta à OnPay, "e queria garantir que, ao iniciar o negócio, fizesse tudo certo".
Ser cautelosa ajuda muito. Classificar erroneamente um trabalhador como contratado independente quando ele deveria ser funcionário é um dos erros de folha de pagamento mais comuns e caros que uma pequena empresa pode cometer. O IRS, o Departamento do Trabalho e agências estaduais levam isso a sério, e as penalidades podem incluir impostos atrasados, juros e multas. Em vez de se tornar uma especialista em conformidade, ela precisava de ferramentas para automatizar tudo. Seja pagando funcionários W-2 em tempo integral ou contratados 1099, a OnPay permite que ela gerencie todos a partir do mesmo painel. Juntamente com assinaturas eletrônicas integradas e integração digital para orientar novos contratados em cada documento obrigatório, como W-4s e I-9s, era uma preocupação a menos. "É realmente uma boa central de serviços para mim", Sheila compartilha com a OnPay, "e saber que não serei auditada - ou se for, você sabe, está tudo bem".
Alex Wright conhece a sensação de processar a folha de pagamento manualmente e torcer pelo melhor. Ele cofundou a Level, uma organização sem fins lucrativos em Austin, Texas, que oferece aprendizado online e treinamento profissional para pessoas encarceradas. É um trabalho significativo e difícil, e por muito tempo, a folha de pagamento era a parte que o mantinha acordado à noite. "Pensar em folha de pagamento me deixa tão tenso por dentro", Alex conta à OnPay, "a última coisa que quero é pagá-los com atraso e decepcionar alguém".
No início, Alex tentou um provedor de folha de pagamento conhecido e descobriu que era cheio de deficiências - um problema, já que processar a folha de pagamento vai muito além de marcar uma caixa. Desde configurar depósito direto e gerenciar pagamentos de impostos até relatar novos contratados à agência estadual apropriada, a conformidade vem com o território. E quando você faz parte de uma equipe de liderança de duas pessoas, a margem para erro é pequena. Depois de mudar para a OnPay, a folha de pagamento passou de uma fonte de estresse para uma tarefa de 15 minutos. Também abordou outro item na lista de requisitos da Level: O