अधिकांश छोटे व्यवसाय अनुपालन की परवाह करते हैं, लेकिन अक्सर उनके पास इसे प्रबंधित करने के लिए समर्पित एचआर विभाग या पेरोल प्रशासक नहीं होता। जब तक कोई समस्या सामने आती है, मूल गलती महीनों पुरानी हो सकती है - और आईआरएस की 'मुझे लगा सॉफ्टवेयर यह संभाल लेगा' के लिए आश्चर्यजनक रूप से कम सहनशीलता है।
जूली लो को तब तक कुछ गलत नहीं लगा जब तक उसके मेलबॉक्स में टैक्स नोटिस आने नहीं लगे। वह कैलिफोर्निया के मोरो बे में पीडियाट्रिक्स फिजिकल थेरेपी सर्विसेज चलाती है - बच्चों की मदद के लिए बनाया गया एक छोटा स्वास्थ्य सेवा अभ्यास। उसका पेरोल प्रदाता टैक्स फाइलिंग संभालने वाला था, तो यह सारा कागजी काम कहाँ से आ रहा था? जब तक उसे एहसास हुआ कि क्या हो रहा है, गलतियाँ अगली तिमाही में आ गई थीं - नियमित टैक्स भुगतान को अलार्म बेल में बदलते हुए। जूली ने एक ऑनलाइन पेरोल सेवा किराए पर लेने में सक्रियता दिखाई थी, लेकिन जिस सिस्टम पर उसने भरोसा किया, उसने चुपचाप उसे निराश किया।
उसकी कहानी असामान्य नहीं है। KPMG की एक रिपोर्ट के अनुसार, पेरोल त्रुटियाँ किसी व्यवसाय को कुल पेरोल खर्च का 5% तक खर्च करा सकती हैं। 15 कर्मचारियों वाली कंपनी के लिए जिनका औसत वेतन $50,000 है, यह लगभग $40,000 प्रति वर्ष उन गलतियों के माध्यम से लीक हो रहा है जो लगभग हमेशा टाली जा सकती हैं। यह लगभग एक मध्यम आकार की सेडान की लागत है, या, आप जानते हैं, 40,000 लट्टे - जो कि गड़बड़ी को ठीक करने की कोशिश करते हुए पीने के लिए बहुत सारा कैफीन है।
यह वह अंतर है जिसे बंद करने के लिए OnPay डिज़ाइन किया गया था: एक पेरोल और एचआर प्लेटफ़ॉर्म जो विशेष रूप से छोटे व्यवसायों और उन्हें सलाह देने वाले एकाउंटेंट के लिए बनाया गया है, जिसमें समस्याओं के बढ़ने से पहले उन्हें पकड़ने के लिए ऑटोमेशन और विशेषज्ञ सहायता है।
वाशिंगटन के सम्ममिश में द विजार्ड ऑफ वॉज़ पेट सैलून खोलने से पहले, शीला कोल ने शायद ही कभी पेरोल के बारे में सोचा। दूसरे लोगों की दुकानों में 18 साल ग्रूमर के रूप में काम करते हुए, वह अक्सर सपना देखती थी कि वह अपना खुद का व्यवसाय चलाते समय क्या अलग करेगी। लेकिन जैसे ही वह एक नियोक्ता बनी, बैक-ऑफिस के कामों ने ऊपर हाथ कर लिया। अचानक, वह नौ लोगों की टीम के लिए W-2 फाइलिंग, टैक्स विदहोल्डिंग और वर्कर क्लासिफिकेशन के लिए जिम्मेदार थी - ऐसा कुछ नहीं जो अधिकांश व्यवसाय मालिक रातोंरात सीख लें। 'मैं IRS से डरती हूँ,' शीला OnPay को बताती है, 'और मैं यह सुनिश्चित करना चाहती थी कि व्यवसाय शुरू करते समय, मैं सब कुछ सही करूँ।'
सावधान रहना बहुत मायने रखता है। किसी कर्मचारी को स्वतंत्र ठेकेदार के रूप में गलत वर्गीकृत करना जब उन्हें कर्मचारी होना चाहिए, सबसे आम और महंगी पेरोल त्रुटियों में से एक है जो एक छोटा व्यवसाय कर सकता है। IRS, श्रम विभाग और राज्य एजेंसियां सभी इसे गंभीरता से लेते हैं, और दंड में बकाया कर, ब्याज और जुर्माना शामिल हो सकता है। अनुपालन विशेषज्ञ बनने के बजाय, उसे इसे स्वचालित करने के लिए उपकरणों की आवश्यकता थी। चाहे पूर्णकालिक W-2 कर्मचारियों या 1099 ठेकेदारों को भुगतान करना हो, OnPay उसे एक ही डैशबोर्ड से सभी को प्रबंधित करने की अनुमति देता है। बिल्ट-इन ई-सिग्नेचर और डिजिटल ऑनबोर्डिंग के साथ नए कर्मचारियों को W-4 और I-9 जैसे हर आवश्यक दस्तावेज़ के माध्यम से ले जाना, यह चिंता करने की एक कम बात थी। 'यह वास्तव में मेरे लिए एक अच्छा वन-स्टॉप शॉप है,' शीला OnPay के साथ साझा करती है, 'और यह जानना कि मेरा ऑडिट नहीं होने वाला है - या अगर होता है, तो आप जानते हैं, सब ठीक है।'
एलेक्स राइट जानता है कि मैन्युअल रूप से पेरोल चलाना और सर्वश्रेष्ठ की उम्मीद करना कैसा होता है। उन्होंने टेक्सास के ऑस्टिन में लेवल नामक एक गैर-लाभकारी संस्था की सह-स्थापना की, जो कैद किए गए व्यक्तियों को ऑनलाइन शिक्षा और नौकरी प्रशिक्षण प्रदान करती है। यह सार्थक, कठिन काम है, और लंबे समय तक, पेरोल वह हिस्सा था जो उन्हें रात में जगाए रखता था। 'पेरोल के बारे में सोचना मुझे अंदर से बहुत उलझा देता है,' एलेक्स OnPay को बताता है, 'आखिरी चीज़ जो मैं चाहता हूँ वह है उन्हें देर से भुगतान करना और किसी को निराश करना।'
पहले, एलेक्स ने एक प्रसिद्ध पेरोल प्रदाता की कोशिश की और पाया कि यह कमियों से भरा है - एक समस्या क्योंकि पेरोल प्रोसेसिंग एक बॉक्स चेक करने से कहीं आगे जाती है। डायरेक्ट डिपॉजिट सेट करने और टैक्स भुगतान प्रबंधित करने से लेकर उपयुक्त राज्य एजेंसी को नए कर्मचारियों की रिपोर्ट करने तक, अनुपालन क्षेत्र के साथ आता है। और जब आप दो-व्यक्ति नेतृत्व टीम का हिस्सा होते हैं, तो त्रुटि की गुंजाइश कम होती है। OnPay पर स्विच करने के बाद, पेरोल तनाव के स्रोत से 15 मिनट के काम में बदल गया। इसने लेवल की आवश्यक सूची में एक और आइटम भी संबोधित किया: O