Большинство малых предприятий заботятся о соблюдении требований, но часто не имеют выделенного отдела кадров или администратора по зарплате. К тому времени, когда что-то всплывает, первоначальная ошибка может быть месячной давности — и у IRS на удивление низкая терпимость к «я думал, программное обеспечение это обработает».

Джули Лоу не осознавала, что что-то не так, пока налоговые уведомления не начали приходить в её почтовый ящик. Она управляет Pediatrics Physical Therapy Services в Морро-Бей, Калифорния — небольшая медицинская практика, построенная вокруг помощи детям. Её провайдер по зарплате должен был заниматься налоговыми декларациями, так откуда же вся эта бумажная работа? К тому времени, как она поняла, что происходит, ошибки перекинулись на следующий квартал — превратив рутинные налоговые платежи в сигналы тревоги. Джули была активна, наняв онлайн-сервис по зарплате, но система, которой она доверяла, тихо её подвела.

Её история не уникальна. Согласно отчёту KPMG, ошибки в зарплате могут стоить бизнесу до 5% от общих расходов на зарплату. Для компании с 15 сотрудниками со средней зарплатой 50 000 долларов это почти 40 000 долларов в год, утекающих через ошибки, которых почти всегда можно избежать. Это примерно стоимость среднеразмерного седана или, знаете, 40 000 латте — а это много кофеина, чтобы выпить, пытаясь исправить беспорядок.

Именно этот пробел призван заполнить OnPay: платформа для зарплаты и кадров, созданная специально для малого бизнеса и бухгалтеров, которые их консультируют, с автоматизацией и экспертной поддержкой, чтобы выявлять проблемы до того, как они обострятся.

До открытия The Wizard of Waws Pet Salon в Саммамише, Вашингтон, Шейла Коул редко думала о зарплате. Проработав 18 лет грумером в чужих магазинах, она часто мечтала о том, что сделала бы иначе, управляя своим. Но как только она стала работодателем, административные задачи захватили её. Внезапно она стала отвечать за подачу W-2, налоговые удержания и классификацию работников для команды из девяти человек — не то, что большинство владельцев бизнеса осваивают за одну ночь. «Я боюсь IRS до дрожи», — говорит Шейла OnPay, — «и я хотела убедиться, что, начиная бизнес, делаю всё правильно».

Осторожность окупается. Неправильная классификация работника как независимого подрядчика, когда он должен быть сотрудником, — одна из самых распространённых и дорогостоящих ошибок в зарплате, которую может совершить малый бизнес. IRS, Министерство труда и государственные органы относятся к этому серьёзно, и штрафы могут включать задолженность по налогам, проценты и пени. Вместо того чтобы становиться экспертом по соблюдению требований, ей нужны были инструменты для автоматизации всего этого. Будь то оплата штатных сотрудников W-2 или подрядчиков 1099, OnPay позволяет ей управлять всеми с одной панели. В сочетании со встроенными электронными подписями и цифровым онбордингом, который проводит новых сотрудников через все необходимые документы, такие как W-4 и I-9, это стало одной проблемой меньше. «Это действительно хороший универсальный магазин для меня», — делится Шейла с OnPay, — «и знание того, что меня не будут проверять — или если проверят, знаете, всё в порядке».

Алекс Райт знает чувство, когда ведёшь зарплату вручную и надеешься на лучшее. Он сооснователь Level, некоммерческой организации в Остине, Техас, которая предоставляет онлайн-обучение и профессиональную подготовку заключённым. Это значимая, трудная работа, и долгое время зарплата была тем, что не давало ему спать по ночам. «Мысль о зарплате вызывает у меня внутренний комок», — говорит Алекс OnPay, — «Последнее, что я хочу — это заплатить им с опозданием и подвести кого-либо».

Сначала Алекс попробовал известного провайдера по зарплате и обнаружил, что он полон недостатков — проблема, поскольку обработка зарплаты выходит далеко за рамки простой отметки. От настройки прямого депозита и управления налоговыми платежами до отчёта о новых сотрудниках в соответствующий государственный орган — соблюдение требований идёт рука об руку. А когда ты часть команды из двух человек, запас ошибок невелик. После перехода на OnPay зарплата превратилась из источника стресса в 15-минутную задачу. Это также решило ещё один пункт из списка обязательных требований Level: O