대부분의 소기업은 규정 준수에 신경을 쓰지만, 전담 HR 부서나 급여 관리자가 없는 경우가 많다. 문제가 표면화될 때쯤이면 원래 실수가 몇 달 전 일일 수도 있고, IRS는 '소프트웨어가 알아서 할 줄 알았어요'라는 변명에 놀라울 정도로 관대하지 않다.

Julie Loe는 세금 고지서가 우편함에 도착하기 시작할 때까지 아무 문제가 없다고 생각했다. 그녀는 캘리포니아주 Morro Bay에서 소아 물리 치료 서비스를 운영한다. 아이들을 돕기 위해 설립된 소규모 의료 업체다. 그녀의 급여 제공업체가 세금 신고를 처리하기로 되어 있었는데, 이 모든 서류는 어디서 온 걸까? 상황을 깨달았을 때는 이미 오류가 다음 분기로 넘어가 일상적인 세금 납부가 경보로 바뀌었다. Julie는 온라인 급여 서비스를 고용하는 데 적극적이었지만, 그녀가 신뢰한 시스템은 조용히 그녀를 실망시켰다.

그녀의 이야기는 드문 일이 아니다. KPMG 보고서에 따르면 급여 오류는 기업에 총 급여 지출의 최대 5%까지 비용을 발생시킬 수 있다. 평균 연봉 5만 달러인 직원 15명의 회사라면, 거의 항상 피할 수 있는 실수로 인해 연간 약 4만 달러가 새나간다. 이는 중형 세단 한 대 값, 또는 4만 잔의 라떼 값에 해당한다. 문제를 해결하려고 마시는 커피로는 엄청난 양이다.

OnPay는 바로 그 격차를 해소하기 위해 설계되었다: 소기업과 이를 조언하는 회계사를 위한 급여 및 HR 플랫폼으로, 자동화와 전문가 지원을 통해 문제가 확대되기 전에 잡아낸다.

워싱턴주 Sammamish에서 'The Wizard of Waws Pet Salon'을 열기 전까지 Sheila Cole은 급여에 대해 거의 생각하지 않았다. 다른 사람의 가게에서 18년 동안 그루머로 일하면서, 그녀는 종종 자신의 가게를 운영할 때 무엇을 다르게 할지 꿈꿨다. 그러나 고용주가 되는 순간, 사무 업무가 그녀를 압도했다. 갑자기 그녀는 9명의 팀을 위한 W-2 신고, 세금 원천징수, 근로자 분류를 책임져야 했다. 대부분의 사업주가 하루아침에 배울 수 있는 일이 아니다. "IRS가 정말 무서워요," Sheila가 OnPay에 말한다. "사업을 시작할 때 모든 것을 제대로 하고 싶었어요."

조심하는 것이 큰 도움이 된다. 근로자를 직원으로 분류해야 하는데 독립 계약자로 잘못 분류하는 것은 소기업이 저지를 수 있는 가장 흔하고 비용이 많이 드는 급여 오류 중 하나다. IRS, 노동부, 주 정부 기관 모두 이를 심각하게 다루며, 벌금에는 체납 세금, 이자, 과태료가 포함될 수 있다. 규정 준수 전문가가 되는 대신, 그녀는 모든 것을 자동화할 도구가 필요했다. 풀타임 W-2 직원이든 1099 계약자든, OnPay를 통해 같은 대시보드에서 모두 관리할 수 있다. 내장된 전자 서명과 디지털 온보딩으로 W-4, I-9 등 필요한 모든 문서를 신규 직원이 작성하도록 안내하므로 걱정거리가 하나 줄었다. "정말 원스톱 숍이에요," Sheila가 OnPay에 공유한다. "그리고 감사를 받지 않을 거라는 것, 아니면 받더라도 괜찮다는 걸 알게 됐어요."

Alex Wright는 수동으로 급여를 처리하며 최선을 바라는 기분을 안다. 그는 텍사스주 오스틴에 있는 비영리 단체 Level을 공동 창립했으며, 이 단체는 수감자들에게 온라인 학습과 직업 훈련을 제공한다. 의미 있고 어려운 일이며, 오랫동안 급여는 그를 밤에 잠 못 이루게 만드는 부분이었다. "급여를 생각하면 속이 꽉 막혀요," Alex가 OnPay에 말한다. "가장 원하지 않는 것은 늦게 지급하거나 누군가를 실망시키는 거예요."

처음에 Alex는 잘 알려진 급여 제공업체를 시도했지만 결함이 많다는 것을 발견했다. 급여 처리는 단순히 체크박스를 체크하는 것 이상이기 때문에 문제였다. 직접 입금 설정, 세금 납부 관리, 신규 직원을 해당 주 기관에 보고하는 등 규정 준수는 필수다. 두 사람의 리더십 팀에서 실수할 여지는 거의 없다. OnPay로 전환한 후, 급여는 스트레스의 원천에서 15분짜리 작업으로 바뀌었다. 또한 Level의 필수 목록에 있는 또 다른 항목을 해결했다: O