De meeste kleine bedrijven geven om naleving, maar hebben vaak geen speciale HR-afdeling of loonadministrateur om dit te beheren. Tegen de tijd dat er iets aan het licht komt, kan de oorspronkelijke fout maanden oud zijn - en de IRS heeft een verrassend lage tolerantie voor 'Ik dacht dat de software dat afhandelde.'

Julie Loe merkte niets totdat de belastingaanslagen in haar brievenbus begonnen te verschijnen. Ze runt Pediatrics Physical Therapy Services in Morro Bay, Californië - een kleine zorgpraktijk die is opgebouwd rond het helpen van kinderen. Haar loonprovider zou de belastingaangiften moeten afhandelen, dus waar kwam al dat papierwerk vandaan? Tegen de tijd dat ze besefte wat er gebeurde, waren de fouten doorgelopen naar het volgende kwartaal - waardoor routine belastingbetalingen alarmbellen werden. Julie was proactief geweest door een online loondienst in te huren, maar het systeem dat ze vertrouwde, liet haar stilletjes in de steek.

Haar verhaal is niet ongewoon. Volgens een KPMG-rapport kunnen loonfouten een bedrijf tot 5% van de totale loonkosten kosten. Voor een bedrijf met 15 werknemers met een gemiddeld salaris van $50.000, is dat bijna $40.000 per jaar dat weglekt door fouten die bijna altijd te voorkomen zijn. Dat is ongeveer de prijs van een middelgrote sedan, of, weet je, 40.000 lattes - wat veel cafeïne is om te drinken terwijl je probeert de puinhoop op te lossen.

Dat is de kloof die OnPay wilde dichten: een loon- en HR-platform speciaal gebouwd voor kleine bedrijven en de accountants die hen adviseren, met automatisering en deskundige ondersteuning om problemen te onderscheppen voordat ze escaleren.

Voordat ze The Wizard of Waws Pet Salon opende in Sammamish, Washington, dacht Sheila Cole zelden na over loonadministratie. Na 18 jaar als trimster in andermans zaken te hebben gewerkt, droomde ze vaak over wat ze anders zou doen als ze haar eigen zaak had. Maar zodra ze werkgever werd, namen back-officetaken het over. Opeens was ze verantwoordelijk voor W-2-aangiften, belastinginhoudingen en werknemersclassificatie voor een team van negen - niet iets dat de meeste ondernemers van de ene op de andere dag oppikken. 'Ik ben doodsbang voor de IRS,' vertelt Sheila aan OnPay, 'en ik wilde er zeker van zijn dat ik bij het starten van de zaak alles goed deed.'

Voorzichtig zijn helpt een heel eind. Het verkeerd classificeren van een werknemer als zelfstandige terwijl hij een werknemer zou moeten zijn, is een van de meest voorkomende en kostbaarste loonfouten die een klein bedrijf kan maken. De IRS, het Ministerie van Arbeid en staatsinstanties nemen het allemaal serieus, en boetes kunnen bestaan uit naheffingen, rente en boetes. In plaats van een nalevingsexpert te worden, had ze tools nodig om alles te automatiseren. Of ze nu fulltime W-2-werknemers of 1099-contractanten betaalt, met OnPay kan ze iedereen vanaf hetzelfde dashboard beheren. In combinatie met ingebouwde elektronische handtekeningen en digitale onboarding om nieuwe medewerkers door elk vereist document te leiden, zoals W-4's en I-9's, was dat één ding minder om je zorgen over te maken. 'Het is echt een goede alles-in-één winkel voor mij,' deelt Sheila met OnPay, 'en wetende dat ik niet word gecontroleerd - of als dat wel gebeurt, weet je, is het allemaal goed.'

Alex Wright kent het gevoel van loonadministratie met de hand doen en het beste hopen. Hij is medeoprichter van Level, een non-profitorganisatie in Austin, Texas, die online leren en werktraining biedt aan gedetineerden. Het is zinvol, moeilijk werk, en lange tijd was loonadministratie het deel dat hem 's nachts wakker hield. 'Denken aan loonadministratie maakt me zo van binnen in de knoop,' vertelt Alex aan OnPay, 'Het laatste wat ik wil is ze te laat betalen en iemand teleurstellen.'

In het begin probeerde Alex een bekende loonprovider en vond die vol tekortkomingen - een probleem aangezien het verwerken van loonadministratie veel verder gaat dan het afvinken van een vakje. Van het instellen van directe storting en het beheren van belastingbetalingen tot het melden van nieuwe werknemers bij de juiste staatsinstantie, naleving hoort erbij. En als je deel uitmaakt van een tweehoofdig leiderschapsteam, is de foutmarge klein. Na de overstap naar OnPay ging loonadministratie van een bron van stress naar een taak van 15 minuten. Het loste ook een ander item op Levels verlanglijstje op: O