In een opwindende update die subsidiebeheerders ongetwijfeld op het puntje van hun stoel houdt, heeft NASA een nieuwe reeks richtlijnen uitgegeven voor ontvangers van subsidies en samenwerkingsovereenkomsten, compleet met deadlines, acroniemen en een nogal puntige herinnering aan diversiteitsinitiatieven.

Eerst de bureaucratische basis: als je staat te popelen om de status van je subsidie te weten, kun je het NASA General Information Request Form invullen en een geautomatiseerde e-mail ontvangen - want niets zegt 'ruimteverkenning' als een formuliere-mail. Voor degenen die al gefinancierd zijn, heeft NASA de Algemene Voorwaarden handig gescheiden van de Grant and Cooperative Agreement Manual (GCAM) in een apart document, geldig vanaf FY2025, dat alle toekenningen onder 2 CFR 1800 dekt (wat, voor de niet-ingewijden, NASA's adoptie is van 2 CFR 200). Opwindende kost, we weten het.

Maar wacht, er is meer! In een zet die waarschijnlijk sommige aannemers hun koffie heeft laten morsen, heeft NASA's Office of Procurement op 23 januari 2025 een memo uitgegeven waarin alle ontvangers van subsidies en samenwerkingsovereenkomsten worden opgedragen om onmiddellijk te stoppen met alle DEIA-activiteiten die voor hun subsidies vereist zijn. Dat omvat DEIA-planvereisten, trainingen, workshops, rapportage, personeelsbeheer en elke andere directe of indirecte activiteit met betrekking tot Diversiteit, Gelijkheid, Inclusie en Toegankelijkheid. Als je subsidievereisten tegenkomt die deze richtlijn schenden, moet je je cognizant Grant Officer op de hoogte stellen - wiens contactgegevens op je NF 1687, Notice of Award, staan. Want niets zegt 'partnerschap' als een stopzettingsbevel.

Voor degenen die hun subsidies willen aanpassen, zijn er handige sjablonen voor Administrative Supplement Requests en Principal Investigator (PI) Change Requests, die je kunt e-mailen naar respectievelijk NSSC-ADMIN-SUPPLEMENT REQUEST en NSSC-Grants-PI-Transfer. En alsjeblieft, voor alles wat heilig is, gebruik het NASA Insignia Format uit de richtlijnen - het is voor bewustwording, zeggen ze, voor een bredere en meer diverse bevolking. (We weten niet of de ironie opzettelijk is.)

Geld komt via het Department of Health and Human Services (HHS) Payment Management System (PMS), dat je instructies geeft voor registratie en het aanvragen van fondsen. En ja, er is een helpdesk: 1-877-614-5533, want zelfs federale agentschappen weten dat je hulp nodig zult hebben.

Nu het leuke gedeelte: rapportage. Alle ontvangers moeten jaarlijkse prestatierapporten indienen 60 dagen vóór de verjaardag van de startdatum van de prestatieperiode (POP) van de toekenning. Halfjaarlijkse Federal Financial Reports (FFR's) zijn verschuldigd op 30 april voor Periode 1 (1 oktober - 31 maart) en 30 oktober voor Periode 2 (1 april - 30 september). Definitieve FFR's zijn verschuldigd 120 dagen na het einde van de POP. Zet het in je agenda, mensen - of beter nog, stel een terugkerende herinnering in.

Als je denkt dat je gediscrimineerd bent (wat, gezien de DEIA-pauze, misschien een beetje ongemakkelijk is), kun je een klacht indienen bij de NASA OIG Hotline op 1-800-424-9183 of online op https://oig.nasa.gov/hotline.html. Het adres is 300 E Street, S.W., Suite 8V39, Washington, DC 20546-0001. En vergeet niet om Grants.gov, NSSC Grants Payment Package, NSPIRES en SAM te bekijken voor al je andere bureaucratische behoeften.

Dus daar heb je het: NASA wil dat je geld goed wordt besteed, je rapporten op tijd binnenkomen en je DEIA-activiteiten in de ijskast staan. Succes.