Google ger och Google tar. Jag hittade precis en cool ny AI-funktion i Gmail som kan vara oumbärlig för folk med mycket e-post. Det är givandet. Men funktionen är ganska begränsad när det gäller hur många mejl den bearbetar innan den bara slutar. Det är tagandet.
I december tillkännagav Google Google Workspace Studio, ett verktyg för att automatisera uppgifter inom plattformen. Det krävde ett Workspace-konto, men nu är Studio öppet för fler användare. Från och med min aprilartikel om Gemini i Gmail var Workspace Studio Flows inte tillgängligt för mitt $20/månad Google AI Pro-plan-konto. Förra veckan märkte jag dock en ny ikon högst upp i mitt Gmail-gränssnitt.
Gemini säger att detta tillägg är en del av en stor sidopaneluppdatering som lanserades i maj, som spreds till 'premium'-användarkonton i slutet av maj och juni. Premium innebär att du betalar för antingen $20/månad Google AI Pro eller $100/månad Google AI Ultra-tjänsten. Jag har Google AI Pro, så jag har den magiska ikonen. Min fru prenumererar inte på den planen, så hennes Gmail-gränssnitt har inte funktionen.
Också: Hur man använder AI för att felsöka din PC korrekt. När det gäller om AI-planerna är värda det, får du mer Gemini-användning med de betalda nivåerna. Min fru använder den kostnadsfria Gemini mycket. Hon begränsar sin användning mest till text. Så fort jag försökte generera mer än några Nano Banana-bilder stötte jag på användningsblock. Det var därför jag ursprungligen uppgraderade till Pro.
Hur som helst, jag skulle säga att denna nya Workspace Studio Flows-kapacitet definitivt gör det värt att köpa AI Pro, förutom begränsningarna. Det problemet minskar värdet, åtminstone för tunga e-postanvändare (de som behöver det mest).
När du klickar på ikonen öppnas en Flow-sidopanel. Google kallar skriptverktyget Workspace Studio, men skripten kallas 'Flows'. Google tillhandahåller startskript som du kan använda som exempel för att bygga dina egna flöden. För att få det här att fungera, klicka på 'Do more in Studio', där du kan göra (vänta på det) mer.
När du landar i Studio presenteras du med exempelalternativ. Genom att klicka på flödet 'Get news headlines summarized daily' visas Studio-skriptgränssnittet. För detta första exempel meddelar flödet via Chat snarare än Gmail. Detta betonar att Studio-flöden fungerar med Chat, Docs, Meet och mer. Jag tittar på Gmail eftersom Google har levererat en stor uppgradering av filtersystemet som inte hade förändrats mycket på över 20 år.
Redan 2023 beskrev jag hur jag ville att Gmail skulle använda AI bättre för att kvalificera och kategorisera min inkommande e-post. Äntligen, efter 31 månader, gör systemet det. Förutom 'tagandet'-delen.
Flöden börjar med en trigger, som Google kallar en starter. Jag vill att Google ska tilldela alla pressmeddelanden och reklammejl med journalistisk avsikt till en tagg. Jag har skrivit många filter genom åren, men eftersom alla som mejlar mig om saker de vill att jag ska skriva en artikel om använder en helt annan e-poststruktur, kan inget deterministiskt verktyg lösa problemet. Men AI kan komma nära. För att göra det måste AI dock titta på varje e-post som kommer till min inkorg. Så jag ställer in min starttrigger till 'When I get an email'. Tyvärr kan jag inte använda detta verktyg på gammal e-post.
Du kan välja att verktyget ska skanna alla e-postmeddelanden eller meddelanden som uppfyller typiska filtertest. Eftersom det senare tillvägagångssättet aldrig har varit tillräckligt komplett, vill jag att alla meddelanden skannas. Sedan vill jag att Gemini ska använda sin intelligens för att avgöra om e-postmeddelandet är ett rop på journalistisk uppmärksamhet.
När ditt Flow startar med en trigger är det dags att få det att göra något. Jag vill att AI:n ska avgöra om ett e-postmeddelande har journalistisk avsikt. Min första tanke var att använda Ask Gemini-åtgärden. Men när du väl utför den åtgärden måste du ställa in tester och underåtgärder. När jag scrollade ner märkte jag alternativet Add labels with Gemini, vilket verkade mer exakt riktat. För att använda denna funktion måste du aktivera AI-drivna etiketter. Studio insisterar på att du behåller de sex visade etiketterna, men du behöver inte aktivera dem. Om du vill skapa din egen