ああ、不在時メール。あなたの正気を保つか、あるいは完全に間抜けに見せるか、そのどちらかになる小さな自動メッセージ。日々の雑務から逃れる準備をするとき、あなたは永遠の問いに直面する：どれだけ共有し、どれだけ対応可能でいるか、そしてオフィスの伝説になるか、それとも嫌な奴になるかのリスクを冒して冗談を言うべきか。専門家が意見を述べており、賭け金はあなたが思うより高い。

エチケットコンサルタントのデブレットは、良い自動返信は礼儀正しく、簡潔で、具体的な復帰日を含み、必要に応じて代替連絡先を提供すべきだと助言している。しかし、どうか共有しすぎる衝動を抑えてください。バリのヨガリトリートや、あなたが向かっているコッツウォルズの可愛いコテージについて誰も知る必要はない。そして何をするにしても、休暇を取ることについて徳をひけらかしてはいけない。デブレットのディレクター、ルパート・ウェッソンは、「家族との質の高い時間」を自慢することは、特に机に鎖でつながれているあなたにメールを送っている哀れな魂に対して、自己満足に見えるかもしれないと警告している。彼らの鼻を明かすかもしれないが、それは良い印象を与えない。

一方で、復帰日やバックアップの連絡先がない「不在にしています」だけのそっけないメールは混乱の元だ。LinkedInのキャリア専門家、シャーロット・デイビスは、この不確実性が「念のため」のフォローアップメールを生むと説明する。良い不在時メールは、日付を共有し、バックアップの連絡先を指し示すべきだと彼女は言う。そして、出発前にカバーしてくれる同僚に簡単に説明しておくのはどうだろう？それは皆のためになり、あなた自身の安心にもつながる。

さて、ユーモアについて。それは扱いにくい獣だ。チーム文化がインフォーマルなら、少しの機知は通用するかもしれない。しかし注意：メールでの皮肉は見事に裏目に出ることがある。法律事務所ウィルフォード・スミスの営業・マーケティング責任者、ポール・フィッツシモンズは、「私は現在、この会社が存在しないふりをしてオフィスを離れています」や「緊急なら、気にかけてくれる人に電話してください」のような例を挙げる。面白い？かもしれない。プロフェッショナル？そうでもない。41歳のシニア営業幹部、アダム・マーフェットは、不在時メールの冗談がクライアントを怒らせ、取引を失った同僚を思い出す。しかし、AIが私たちのコミュニケーションの多くを書くようになるにつれ、人間らしいユーモアを少し加えることで目立つかもしれない。ただ、マーフェットの経験則を覚えておいて：「同じことをメールに書きますか？」もし書かないなら、不在時メールにも書くな。

そして、古典的な「メールのチェックは限定的になります」というフレーズがある。それは人々にしつこく連絡を取り続けるよう誘うものだ。休暇中に本当にメールをチェックしなければならないなら、はっきりと「定期的にメールをチェックします」と言おう。本当に休みたいなら、デイビスは「この間、メールはチェックしません」と言うことを提案する。そして覚えておいて、英国では、契約に別段の定めがない限り、中断されない年次休暇を取る法的権利がある。だから、どうぞ切断しよう。

完璧な不在時メールのための専門家のルールは以下の通り：1) 礼儀正しく - 「メールありがとうございます」で始め、「年次休暇中です」だけにしない。2) 具体的な復帰日とバックアップの連絡先を記載し、それらの詳細を再確認する。3) 対応可能性を明確にし、期待を管理する。4) 復帰後にすぐ返信することを約束しない。「数日以内」が安全だ。5) Outlookを使用している場合は、内部と外部の両方のメッセージを設定することを忘れない。6) そして、戻ってきたら不在時メールをオフにすることを忘れずに。古びた自動返信は無秩序を叫んでいる。