Ah, ofis dışı yanıtı. Ya aklınızı koruyan ya da sizi tam bir alet gibi gösteren o küçük otomatik mesaj. Günlük koşuşturmacadan kaçmaya hazırlanırken, sonsuz soruyla karşı karşıya kalırsınız: ne kadar paylaşmalı, ne kadar ulaşılabilir olmalı ve sizi ofis efsanesi ya da ofis dışlanmışı yapabilecek bir şaka riskine girmeli misiniz? Uzmanlar görüşlerini bildirdi ve riskler düşündüğünüzden daha yüksek.

Görgü kuralları danışmanlığı Debretts, iyi bir otomatik yanıtın kibar, özlü, belirli bir dönüş tarihi içermesi ve gerekiyorsa alternatif bir iletişim kişisi sağlaması gerektiğini tavsiye ediyor. Ama lütfen, aşırı paylaşım dürtüsüne direnin. Bali yoga inzivanızı ya da gittiğiniz Cotswolds'taki o şirin kır evini kimsenin bilmesine gerek yok. Ve ne yaparsanız yapın, izin almakla ilgili erdem gösterisi yapmayın. Debretts'in direktörü Rupert Wesson, 'aileyle kaliteli zaman' hakkında övünmenin, özellikle de masalarına zincirlenmişken size e-posta gönderen zavallı ruhlara karşı kendini beğenmiş görünebileceği konusunda uyarıyor. Onların yüzüne sürebilirsiniz ve bu iyi bir görünüm değil.

Öte yandan, dönüş tarihi veya yedek iletişim kişisi olmayan çıplak bir 'ofiste değilim' karışıklık için bir reçetedir. LinkedIn'de kariyer uzmanı Charlotte Davies, bu belirsizliğin can sıkıcı 'her ihtimale karşı' takip e-postalarına yol açtığını açıklıyor. İyi bir OOO, tarihlerinizi paylaşmalı ve insanları yedek bir iletişim kişisine yönlendirmelidir. Ve hey, neden ayrılmadan önce size vekalet eden meslektaşınıza bilgi vermiyorsunuz? Herkese, kendi huzurunuza da yardımcı olur.

Şimdi, mizah konusuna gelelim. Bu zor bir iş. Ekip kültürünüz resmi değilse, biraz zekâ işe yarayabilir. Ama dikkat: e-postada alaycılık muhteşem bir şekilde geri tepebilir. Hukuk firması Wilford Smith'in satış ve pazarlama başkanı Paul Fitzsimmons, 'Şu anda bu şirketin var olmadığını iddia ederek ofiste değilim' veya 'Acilse, umursayan birini arayın' gibi örnekler veriyor. Komik mi? Belki. Profesyonel mi? Pek değil. 41 yaşındaki kıdemli satış yöneticisi Adam Murfet, bir meslektaşının OOO'daki bir şakanın bir müşteriyi kızdırmasının ardından bir anlaşmayı kaybettiğini hatırlıyor. Ancak yapay zeka iletişimlerimizin giderek daha fazlasını yazarken, bir dokunuş insani mizah öne çıkmanıza yardımcı olabilir. Sadece Murfet'in kuralını hatırlayın: 'Aynı şeyi bir e-postaya yazar mıydınız?' Değilse, OOO'nuza koymayın.

Ve sonra klasik 'e-postalarıma sınırlı erişimim olacak' cümlesi var. Bu, insanların sizi rahatsız etmeye devam etmesi için bir davet. Tatilde gerçekten e-posta kontrol etmeniz gerekiyorsa, açıkça söyleyin: 'E-postaları periyodik olarak kontrol edeceğim.' Gerçek bir mola istiyorsanız, Davies 'Bu süre zarfında e-postaları kontrol etmeyeceğim' demeyi öneriyor. Ve unutmayın, Birleşik Krallık'ta, sözleşmeniz aksini söylemediği sürece kesintisiz yıllık izin yasal hakkınız var. Öyleyse devam edin, bağlantıyı kesin.

İşte uzmanların mükemmel OOO için kuralları: 1) Kibar olun - sadece 'Yıllık izindeyim' değil, 'E-postanız için teşekkürler' ile başlayın. 2) Belirli bir dönüş tarihi ve yedek iletişim kişisi verin ve bu ayrıntıları çift kontrol edin. 3) Ulaşılabilirliğiniz konusunda net olun - beklentileri yönetin. 4) Dönüşte anında yanıt sözü vermeyin; 'birkaç gün içinde' güvenlidir. 5) Outlook kullanıyorsanız, hem dahili hem harici mesajları ayarlamayı unutmayın. 6) Ve Tanrı aşkına, geri döndüğünüzde OOO'nuzu kapatın. Bayat bir otomatik yanıt dağınıklık haykırır.