آه، الرد الآلي خارج المكتب. تلك الرسالة التلقائية الصغيرة التي إما أن تنقذ عقلك أو تجعلك تبدو أحمق تمامًا. بينما تستعد للهروب من الرتابة اليومية، تواجه السؤال الأبدي: كم تشارك، وكم تكون متاحًا، وما إذا كنت ستخاطر بنكتة قد تجعلك إما أسطورة المكتب أو منبوذه. لقد أدلى الخبراء برأيهم، والرهانات أعلى مما تظن.

تنصح شركة ديبرتس للاستشارات الإتيكيتية بأن الرد الآلي الجيد يجب أن يكون مهذبًا وموجزًا ويتضمن تاريخ عودة محددًا ويوفر جهة اتصال بديلة إذا لزم الأمر. ولكن أرجوك، قاوم الرغبة في الإفراط في المشاركة. لا أحد يحتاج إلى معرفة خلوتك اليوغية في بالي أو ذلك الكوخ الصغير الجميل في كوتسوولدز الذي تتوجه إليه. ومهما فعلت، لا تتفاخر بأخذ إجازة. يحذر روبرت ويسون، مدير ديبرتس، من أن التفاخر بـ"وقت ممتع مع العائلة" قد يبدو متعاليًا، خاصة لأولئك المساكين الذين يراسلونك بينما هم مقيدون بسلاسل إلى مكاتبهم. قد تفرك أنوفهم في ذلك، وهذا ليس منظرًا جيدًا.

على الجانب الآخر، فإن رد "أنا خارج المكتب" المقتضب دون تاريخ عودة أو جهة اتصال بديلة هو وصفة للارتباك. تشرح شارلوت ديفيز، خبيرة مهنية في لينكد إن، أن هذا الغموض يؤدي إلى تلك المتابعات المزعجة "فقط في حالة". وتقول إن الرد الآلي الجيد يجب أن يشارك تواريخك ويوجه الناس إلى جهة اتصال بديلة. ولماذا لا تطلع زميلك الذي سيغطيك قبل مغادرتك؟ إنه يساعد الجميع، بما في ذلك راحة بالك.

الآن، عن الفكاهة. إنها وحش صعب. إذا كانت ثقافة فريقك غير رسمية، فقد تنجح بعض الذكاء. لكن احذر: السخرية عبر البريد الإلكتروني يمكن أن تأتي بنتائج عكسية بشكل مذهل. يستشهد بول فيتزسيمونز، رئيس المبيعات والتسويق في شركة ويلفورد سميث للمحاماة، بأمثلة مثل "أنا حاليًا خارج المكتب متظاهرًا بأن هذه الشركة غير موجودة" أو "إذا كان الأمر عاجلاً، اتصل بشخص يهتم." مضحك؟ ربما. احترافي؟ ليس كثيرًا. يتذكر آدم مورفيت، 41 عامًا، مدير مبيعات أول، زميلًا خسر صفقة بعد أن أغضبت نكتة في رد آلي عميلًا. ولكن مع كتابة الذكاء الاصطناعي لمزيد من اتصالاتنا، قد تساعد لمسة من الفكاهة البشرية في إبرازك. فقط تذكر قاعدة مورفيت الذهبية: "هل ستضع نفس الشيء في بريد إلكتروني؟" إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا تضعه في ردك الآلي.

ثم هناك عبارة "سأكون قادرًا على الوصول إلى البريد الإلكتروني بشكل محدود" الكلاسيكية. هذه دعوة للناس لمواصلة مضايقتك. إذا كان يجب عليك حقًا التحقق من بريدك الإلكتروني في الإجازة، فقل ذلك بوضوح: "سأتحقق من رسائلي الإلكترونية بشكل دوري." إذا كنت تريد استراحة حقيقية، تقترح ديفيز أن تقول: "لن أتحقق من رسائلي الإلكترونية خلال هذا الوقت." وتذكر، في المملكة المتحدة، لديك حق قانوني في إجازة سنوية متواصلة ما لم ينص عقدك على خلاف ذلك. لذا انطلق، وافصل.

إليك قواعد الخبراء للرد الآلي المثالي: 1) كن مهذبًا - ابدأ بـ"شكرًا لرسالتك الإلكترونية"، وليس فقط "أنا في إجازة سنوية." 2) حدد تاريخ عودة محددًا وجهة اتصال بديلة، وتحقق من تلك التفاصيل. 3) كن واضحًا بشأن توفرك - أدِر التوقعات. 4) لا تعد بردود فورية عند عودتك؛ "في غضون أيام قليلة" آمن. 5) إذا كنت تستخدم Outlook، فتذكر تعيين كل من الرسائل الداخلية والخارجية. 6) وللسماء، قم بإيقاف تشغيل الرد الآلي عند عودتك. فالرد الآلي القديم يصرخ بعدم التنظيم.