आह, ऑफ-ऑफिस रिप्लाई। वह छोटा सा स्वचालित संदेश जो या तो आपकी मानसिक शांति बचाता है या आपको पूरी तरह से बेवकूफ बनाता है। जैसे ही आप दैनिक दिनचर्या से भागने की तैयारी करते हैं, आपके सामने शाश्वत प्रश्न होता है: कितना साझा करें, कितने उपलब्ध रहें, और क्या कोई मजाक का जोखिम उठाएं जो आपको कार्यालय का लीजेंड बना सकता है या कार्यालय का बहिष्कृत। विशेषज्ञों ने अपनी राय दी है, और दांव आपके विचार से कहीं अधिक ऊंचे हैं।

डेब्रेट्स, शिष्टाचार सलाहकार, सलाह देता है कि एक अच्छे ऑटो-रिप्लाई में विनम्र, संक्षिप्त, एक विशिष्ट वापसी तिथि शामिल होनी चाहिए, और यदि आवश्यक हो तो एक वैकल्पिक संपर्क प्रदान करना चाहिए। लेकिन कृपया, ओवरशेयर करने की इच्छा का विरोध करें। किसी को आपके बाली योग रिट्रीट या कॉट्सवॉल्ड्स के उस प्यारे से कॉटेज के बारे में जानने की जरूरत नहीं है। और आप जो भी करें, छुट्टी लेने के बारे में सदाचार का प्रदर्शन न करें। डेब्रेट्स के निदेशक, रूपर्ट वेसन, चेतावनी देते हैं कि 'परिवार के साथ गुणवत्तापूर्ण समय' के बारे में डींग मारना दंभपूर्ण लग सकता है, खासकर उन गरीब आत्माओं के लिए जो आपको ईमेल कर रहे हैं जबकि वे अपनी मेज से जंजीर से बंधे हैं। आप उनकी नाक में दम कर सकते हैं, और यह अच्छा नहीं लगता।

दूसरी ओर, एक बेहद साधारण 'मैं ऑफिस से बाहर हूं' जिसमें वापसी की तारीख या बैकअप संपर्क नहीं है, भ्रम का नुस्खा है। लिंक्डइन की करियर विशेषज्ञ, शार्लोट डेविस, बताती हैं कि यह अनिश्चितता उन कष्टप्रद 'जस्ट-इन-केस' फॉलो-अप की ओर ले जाती है। एक अच्छा OOO, वह कहती हैं, आपकी तारीखों को साझा करना चाहिए और लोगों को बैकअप संपर्क की ओर इशारा करना चाहिए। और अरे, क्यों न आप जाने से पहले उस सहकर्मी को संक्षेप में बता दें जो आपकी जगह ले रहा है? यह सभी की मदद करता है, जिसमें आपकी अपनी मानसिक शांति भी शामिल है।

अब, हास्य के बारे में। यह एक मुश्किल जानवर है। यदि आपकी टीम की संस्कृति अनौपचारिक है, तो थोड़ी सी बुद्धि काम कर सकती है। लेकिन सावधान रहें: ईमेल पर व्यंग्य शानदार ढंग से उल्टा पड़ सकता है। विलफोर्ड स्मिथ लॉ फर्म के बिक्री और विपणन प्रमुख, पॉल फिट्ज़सिमन्स, उदाहरण देते हैं जैसे 'मैं वर्तमान में यह दिखावा करते हुए ऑफिस से बाहर हूं कि यह कंपनी मौजूद नहीं है' या 'यदि यह अत्यावश्यक है, तो किसी ऐसे व्यक्ति को कॉल करें जो परवाह करता है।' मजाकिया? शायद। पेशेवर? बिल्कुल नहीं। 41 वर्षीय वरिष्ठ बिक्री कार्यकारी, एडम मर्फेट, एक सहकर्मी को याद करते हैं जो एक OOO में मजाक के कारण एक ग्राहक को नाराज करने के बाद एक सौदा हार गया। लेकिन चूंकि AI हमारे संचार का अधिक से अधिक हिस्सा लिख रहा है, थोड़ा सा मानवीय हास्य आपको अलग दिखने में मदद कर सकता है। बस मर्फेट के नियम को याद रखें: 'क्या आप वही बात एक ईमेल में डालेंगे?' यदि नहीं, तो इसे अपने OOO में न डालें।

और फिर क्लासिक 'मेरे पास ईमेल तक सीमित पहुंच होगी' लाइन है। यह लोगों को आपको परेशान करते रहने का निमंत्रण है। यदि आपको वास्तव में छुट्टी पर ईमेल जांचना है, तो स्पष्ट रूप से कहें: 'मैं समय-समय पर ईमेल जांचूंगा।' यदि आप वास्तव में ब्रेक चाहते हैं, तो डेविस सुझाव देती हैं, 'मैं इस दौरान ईमेल नहीं जांचूंगी।' और याद रखें, यूके में, आपको निर्बाध वार्षिक छुट्टी का कानूनी अधिकार है जब तक कि आपका अनुबंध अन्यथा न कहे। तो आगे बढ़ें, डिस्कनेक्ट करें।

विशेषज्ञों के अनुसार सही OOO के नियम यहां दिए गए हैं: 1) विनम्र बनें - 'आपके ईमेल के लिए धन्यवाद' से शुरू करें, न कि केवल 'मैं वार्षिक छुट्टी पर हूं।' 2) एक विशिष्ट वापसी तिथि और एक बैकअप संपर्क दें, और उन विवरणों की दोबारा जांच करें। 3) अपनी उपलब्धता के बारे में स्पष्ट रहें - अपेक्षाओं का प्रबंधन करें। 4) वापसी पर तत्काल उत्तर देने का वादा न करें; 'कुछ दिनों के भीतर' सुरक्षित है। 5) यदि आप Outlook का उपयोग करते हैं, तो आंतरिक और बाहरी दोनों संदेश सेट करना याद रखें। 6) और भगवान के लिए, जब आप वापस आएं तो अपना OOO बंद कर दें। एक बासी ऑटो-रिप्लाई अव्यवस्था का परिचायक है।