Frånvaro-svar-etikett: För att vi tydligen behöver regler för att inte vara på jobbet
En kvick guide till att skapa det perfekta frånvaro-svaret, med experttips om att undvika överdelning, humorbedrägerier och den fruktade 'begränsad åtkomst'-fällan.
Ah, frånvaro-svaret. Det lilla automatiska meddelandet som antingen räddar ditt förstånd eller får dig att se ut som ett totalt verktyg. När du förbereder dig för att fly vardagens ekorrhjul står du inför den eviga frågan: hur mycket ska du dela, hur tillgänglig ska du vara, och om du ska riskera ett skämt som antingen gör dig till kontorets legend eller kontorets paria. Experter har vägt in, och insatserna är högre än du tror.
Debretts, etikettkonsulten, råder att ett bra auto-svar ska vara artigt, koncist, inkludera ett specifikt returdatum och ge en alternativ kontakt vid behov. Men snälla, motstå lusten att överdela. Ingen behöver veta om din Bali-yogaretreat eller den söta lilla stugan i Cotswolds du är på väg till. Och vad du än gör, skryt inte om att ta ledigt. Rupert Wesson, Debretts direktör, varnar för att skryta om 'kvalitetstid med familjen' kan uppfattas som självgott, särskilt för de stackars själar som mailar dig medan de är fastkedjade vid sina skrivbord. Du skulle kunna gnugga deras näsor i det, och det är inte en bra look.
Å andra sidan är ett spartanskt 'Jag är på semester' utan returdatum eller reservkontakt ett recept för förvirring. Charlotte Davies, karriärexpert på LinkedIn, förklarar att denna osäkerhet leder till de irriterande 'ifall-att'-uppföljningarna. Ett bra frånvaro-svar, säger hon, bör dela dina datum och peka på en reservkontakt. Och varför inte informera kollegan som täcker för dig innan du åker? Det hjälper alla, inklusive ditt eget lugn.
Nu till humorn. Det är ett knepigt odjur. Om din teamkultur är informell kan lite kvickhet flyga. Men akta dig: sarkasm via e-post kan slå tillbaka spektakulärt. Paul Fitzsimmons, försäljnings- och marknadschef på advokatfirman Wilford Smith, citerar exempel som 'Jag är för närvarande utanför kontoret och låtsas att detta företag inte existerar' eller 'Om det är brådskande, ring någon som bryr sig.' Roligt? Kanske. Professionellt? Inte så mycket. Adam Murfet, 41, senior säljchef, minns en kollega som förlorade en affär efter att ett skämt i ett frånvaro-svar gjorde en kund arg. Men med AI som skriver mer och mer av vår kommunikation kan en touch av mänsklig humor hjälpa dig att sticka ut. Kom bara ihåg Murfets tumregel: 'Skulle du skriva samma sak i ett e-postmeddelande?' Om inte, lägg inte det i ditt frånvaro-svar.
Och så är det klassiska 'Jag har begränsad e-poståtkomst' -raden. Det är en inbjudan för människor att fortsätta tjata på dig. Om du verkligen måste kolla e-post på semestern, säg det tydligt: 'Jag kommer att kolla e-post regelbundet.' Om du vill ha en riktig paus föreslår Davies att du säger: 'Jag kommer inte att kolla e-post under denna tid.' Och kom ihåg, i Storbritannien har du laglig rätt till oavbruten semester om inte ditt kontrakt säger något annat. Så kör på, koppla av.
Här är experternas regler för det perfekta frånvaro-svaret: 1) Var artig - börja med 'Tack för ditt e-postmeddelande', inte bara 'Jag är på semester.' 2) Ge ett specifikt returdatum och en reservkontakt, och dubbelkolla dessa uppgifter. 3) Var tydlig med din tillgänglighet - hantera förväntningar. 4) Lova inte omedelbara svar vid återkomst; 'inom några dagar' är säkert. 5) Om du använder Outlook, kom ihåg att ställa in både interna och externa meddelanden. 6) Och för guds skull, stäng av ditt frånvaro-svar när du kommer tillbaka. Ett gammalt auto-svar skriker oorganiserad.
The Good Times
Nyheter i din inkorg.
En sardonisk sammanfattning, levererad enligt ditt schema. Gratis. Avsluta prenumerationen när du vill.
Redan prenumerant men vi dyker aldrig upp? Kolla skräppostmappen och klicka på 'Inte skräppost' (eller 'Ta bort från skräppost') för att rädda oss ur skräppostens skärseld. På köpet hjälper du alla andra.
Om du inte öppnar något av våra mejl på en månad tas du automatiskt bort från listan.
Rewrite Article
Select parts to regenerate with a fresh AI pass. Translations will be updated automatically.
Generate AI Image
Creates a sardonic version of the article image using OpenAI.